Prozessoptimierung als strategischer Vorteil
Die Optimierung von Prozessen ist ein zentraler Baustein für das Management von IT-Organisationen, deren Bedeutung für Unternehmen kontinuierlich zunimmt. Ein strukturiertes, aber jeweils individuelles Herangehen ist entscheidend, um die gesteckten Ziele effizient zu unterstützen und nachhaltigen Mehrwert zu schaffen. Bei AFFINITY legen wir deshalb gleich zu Beginn großen Wert auf die ganzheitliche Erfassung und Dokumentation von Prozessen. Standards spielen hierbei eine wichtige Rolle, denn sie ermöglichen die Harmonisierung von Prozessen, bieten eine einheitliche Darstellung und Ausführung von Abläufen und verbessern so Kommunikation und Transparenz. „BPMN 2.0“ ist dabei als marktüblicher Standard für die Prozessmodellierung besonders hervorzuheben, der zentrale Fragen bezüglich Zuständigkeiten, Zeitpunkten und Hilfsmitteln anschaulich klärt.
Ganzheitliche Perspektiven: Standards und Methoden
Schließlich zielt grundsätzlich jede Prozessoptimierung auf die Steigerung von Effektivität, Effizienz und Qualität, die Erhöhung der Flexibilität, eine Kostensenkung oder die Einhaltung von Standards ab. Dabei kommen abhängig von der strategischen Ausrichtung verschiedene Methoden zum Einsatz. Zu den wesentlichen gehören
- „Six Sigma“ für minimale Prozessfehler und maximale Qualität,
- „Lean Management“ zur Fokussierung auf essenzielle Aktivitäten für höchste Effizienz,
- „Business Process Reengineering“ zur grundlegenden Neugestaltung von Prozessen für Innovation und Effizienz sowie
- „Total Quality Management“ für die kontinuierliche Verbesserung der Gesamtqualität.
Für den Erfolg dieser Ziele ist die Beachtung von BPM-Standards und Methoden von entscheidender Bedeutung. Dabei sind die grundlegenden Standards zwar universell gültig, erfordern jedoch branchen- und unternehmensspezifische Modifikationen, um individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Die Auswahl geeigneter Methoden durch AFFINITY berücksichtigt beides: individuelle Strategien und Branchenspezifika. So priorisiert die Automobilindustrie etwa Effizienz und Qualitätskontrolle, fokussiert sich das Gesundheitswesen auf Patientenorientierung und Compliance während sich der Finanzsektor auf Risikominimierung konzentriert und die IT-Branche agile Ansätze für schnelle Marktadaptationen schätzt.
Der AFFINITY Ansatz: Schlank und effizient
Durch die fortschreitende Digitalisierung erlangen IT und agile Methoden aber branchenübergreifend zunehmend an Bedeutung. Digitale Technologien, wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI), spielen eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung von Prozessen und der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle. Generell ist aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks und den schnell voranschreitenden Veränderungen Agilität gefragt, um jederzeit eine flexible Anpassung an die sich ändernden Anforderungen zu ermöglichen – Stichwort VUCA. Die Optimierung von Prozessen geht also mit stetigen Veränderungen einher und Change Management ist dabei ein integraler Bestandteil. AFFINITY legt deshalb großen Wert auf die Begleitung der Stakeholder durch diese Veränderungsvorgänge, sodass die Umsetzung reibungslos und nachhaltig erfolgt.
AFFINITY verfolgt einen einfachen und schlanken Ansatz zur Prozessoptimierung. Ausgehend von einer gemeinsamen Zieldefinition und der Festlegung projektspezifischer Prozessmanagement-Standards werden die Prozesse erfasst und gemäß einheitlicher Standards modelliert. Ein iteratives Vorgehen sowie Reifegradmodelle fördern das gemeinsame Verständnis und ermöglichen schnelle Erfolge. In der dann folgenden tiefergehenden Analyse werden die Prozesse systematisch auf Schwachstellen und Optimierungspotenziale überprüft – stets mit Blick auf Branchenstandards und spezifische Unternehmensziele. Die identifizierten Maßnahmen münden in ein Zielkonzept, das Vereinfachung, Verlagerung, Digitalisierung und Automatisierung umfassen kann. Die Implementierung des Konzepts betrifft je nach Zielsetzung Prozesse, Organisation, Technologie und Information. Ein klar definierter Betriebsübergang und die Einführung von Methoden zur kontinuierlichen Prozessoptimierung bilden den Abschluss.
Prozessoptimierung ist ein wesentlicher Hebel für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und AFFINITY ist der der ideale Begleiter für diesen Wandel. Gemeinsam meistern wir Optimierungsprozesse, indem wir klare Strukturen schaffen und uns auf die wesentlichen Prozesse konzentrieren. Durch die Orientierung am gemeinsam definierten Zielbild unterstützen wir die Mitarbeiter bei den Veränderungen und integrieren diese nachhaltig in die Unternehmenskultur.
