Reaktionsgeschwindigkeit und Effizienz sind heute für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. In diesem Zusammenhang spielt Prozessoptimierung eine Schlüsselrolle. Dr. Ansgar Mayer über die Bedeutung, Herausforderungen und Zukunft von Prozessoptimierung.
Prozessoptimierung ist ein sehr komplexes Thema – wo sollte man denn starten?
Ansgar Mayer: Das ist relativ einfach: Am Anfang. Beim Prozessmanagement gibt es in keinem Unternehmen einen „Urzustand“, überall werden schon in irgendeiner Form Abläufe gelebt, Standards genutzt oder gemieden. Wir raten dazu, zunächst den Startpunkt eines Prozesses zu finden und die bereits bestehenden Schritte zu analysieren, um die Schwachstellen zu identifizieren. Wir verwenden erprobte Verfahren und binden frühzeitig die operativ Beteiligten ein. Die identifizierten „Painpoints“ werden zu unseren Motivationspunkten für Veränderungen.
Welche Rolle spielt die Standardisierung bei der Effizienzsteigerung?
Ansgar Mayer: Standardisierung ist ein wesentlicher Hebel. Ähnlich wie die Abseitsregel im Fußball, die oft für Verwirrung sorgt, können zu komplexe Prozesse die Effektivität von Abläufen beeinträchtigen. Wir arbeiten daran, Prozesse zu verschlanken und einheitliche Richtlinien zu schaffen. Dazu gehören auch vielfältige Schulungsmaßnahmen – bis hin zu gamifizierten Ansätzen – um diese Standards zum Leben zu erwecken und zu verankern.
Und wie sieht es mit der Automatisierung aus? Ist das der Königsweg in der Prozessoptimierung?
Ansgar Mayer: Automatisierung ist wichtig, wenn sie sinnvoll eingesetzt wird. In der Analysephase identifizieren wir Bereiche, in denen Technologien, wie RPA (Robotic Process Automation), effektiv sein können. Ziel ist es, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren, um Fehlerquoten zu reduzieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Dabei geht es nicht darum, Personal einzusparen, sondern die Mitarbeiter für anspruchsvollere und sinnvollere Tätigkeiten einzusetzen.
Ein optimierter Prozess kann geschmeidiger in bestehende Systeme integriert werden, um Daten nahtlos zu teilen und manuelle Schritte zu reduzieren. Dabei gilt natürlich wie immer: Die Prozesse müssen VOR der Digitalisierung optimiert werden. Ein schlecht konzipierter Prozess bleibt auch digitalisiert ein schlecht konzipierter Prozess.
Wir stehen bei AFFINITY für klare Analyse und eine praxisnahe Optimierung bestehender Prozesse und Ressourcen. Denn wenn die Budgets kleiner werden, wird Effizienzsteigerung zu einer wichtigen Stellschraube.
